Le module Suites Appetize est conçu pour simplifier les opérations quotidiennes de la gestion des Suites. Il rassemble tous les aspects de la commande des invités en un seul module facile à utiliser qui s'intègre parfaitement à votre écosystème Appetize.
Configuration des vendeurs
Les vendeurs de Suites doivent être configurés à des fins d'impression. C'est ici que vous établissez le routage KDS associé au garde-manger et aux cuisines.
Remarque : Les menus et/ou éléments ne sont pas associés aux vendeurs de Suites, ils sont associés aux Types d'événement.
Un rôle de vendeur devra être créé avec Suites en mode Activé afin d'utiliser cette fonctionnalité.
- Connectez-vous à Connect et cliquez sur "Options" dans le menu de gauche.
- Sélectionnez « Rôles du vendeur » dans la liste déroulante d’Options, puis cliquez sur « Créer » dans le coin supérieur droit.
- Tapez le nom du rôle du vendeur et cliquez sur " Enregistrer ".
- Une fois le rôle de vendeur créé, vérifiez que l'option SUITES ACTIVÉ de l'onglet Général est définie sur OUI (capture d'écran ci-dessous).
Une fois le rôle de vendeur configuré, des vendeurs peuvent être créés et on peut leur affecter ce nouveau rôle de vendeur.
Remarque : Nous suggérons de créer au moins un rôle de vendeur distinct pour les suites, plutôt que de partager un rôle de vendeur suite avec un rôle de vendeur non-suite.
Créez un vendeur
- Connectez-vous à Connect et cliquez sur "Vendeurs" dans le menu à gauche.
- Sélectionnez le bouton "Ajouter un vendeur" dans le coin supérieur droit.
- Une fois la fenêtre contextuelle affichée, remplissez les paramètres du vendeur et cliquez sur "Enregistrer les modifications".
Ajout d’articles à Suites
- Connectez-vous à Connect et sélectionnez « Articles » dans le menu de gauche et « Articles » de nouveau dans le menu réduit.
- Cliquez sur "Créer" dans le coin supérieur droit et entrez le nom, le type et le prix de l'article.
- Cliquez sur "Enregistrer" pour créer l'article.
- Une fois l'article créé, sélectionnez-le dans la liste pour le modifier.
- Pour chaque article qui sera disponible dans la section précommande de Suites, assurez-vous d’avoir placé l’interrupteur sur OUI à la ligne Élément de la Suite, dans l’onglet Détails, section Informations détaillées.
Ajout de Suites à des événements
Sélectionnez Événements > Types d'événements. Sélectionnez le bouton bleu Créer et Activer les suites < Oui sur chacun. Les types d'événement sont directement liés au menu Précommandes de Suites .
Configurer les paramètres de précommande de Suites
Cliquez sur Suites > Paramètres pour configurer vos paramètres de précommande.
Sélectionnez le bouton de basculement sur l'URL précommandes et entrez le nom du site. Il s’agit de l'URL saisie dans le navigateur pour faire des précommandes. Remplissez chaque section.
Suites et comptes de titulaire de suite
Créer des Suites
Pour créer des Suites, accédez à Suites > Suites > Sélectionnez le bouton bleu Créer dans le coin supérieur droit. Entrez un nom et attribuez le vendeur approprié. Répétez le processus pour chaque suite.
Fonctionnalité de la Suite : Des Suites spécifiques sont attribuées à des vendeurs spécifiques afin d’acheminer les articles vers le KDS/garde-manger.
Créer des comptes Suite
Accédez à Suites > Comptes Suite. Sélectionnez le bouton bleu Créer dans le coin supérieur droit.
Entrez les informations de contact / facturation du titulaire de la Suite. Si la personne doit accéder au portail de précommandes, placez l’option Activé sur OUI. Si vous choisissez NON, les informations de son compte seront désactivées. Si le titulaire du compte n'est pas obligé de fournir un mode de paiement au moment de la commande, placez l’option Autoriser la facturation sur OUI. Sélectionner NON forcera le titulaire du compte à entrer les informations de sa carte de crédit pour conserver la commande à la caisse. Voir l'image ci-dessous.
Fonctionnalité du compte du titulaire de la Suite : Les comptes du titulaire de la Suite sont affectés à des Suites spécifiques en fonction du type d'événement.
Sélectionnez le numéro de la suite que le compte Suite a acheté. Sélectionnez ensuite le type d'événement correspondant au compte qui occupera la suite.
Configuration des utilisateurs Suite
Pour ajouter un utilisateur Suite, choisissez le compte Suite auquel vous souhaitez ajouter l'utilisateur, sélectionnez l'onglet "Utilisateurs" et sélectionnez "Ajouter un utilisateur" dans le coin supérieur droit :
Dans un même compte Suite, il peut y avoir plusieurs comptes d'utilisateurs générés et associés au compte du titulaire de la Suite pour permettre différentes fonctionnalités de précommandes en ligne.
- Administrateur : Peut afficher et/ou modifier toutes les commandes passées pour un compte associé.
- Compte de base : Peut afficher et/ou modifier uniquement les commandes qu’il a placées.
- Invité : Titulaire de la suite pour un seul événement / à une seule reprise. Le client sera incapable de se connecter une fois l’événement terminé.
Ne remplissez pas le champ NIP d’accès. Une fois SAUVEGARDE sélectionnée dans le coin inférieur droit, l'utilisateur recevra automatiquement un courriel avec le lien de précommande et un NIP d'accès sera généré.
Si l'utilisateur de ce compte n'a plus besoin d'accéder au portail PreOrder, sélectionnez NON à la ligne Activé.
Une fois le compte Suite créé, vous pouvez y accéder à partir de la page d’accueil principale pour une configuration supplémentaire. Pour ce faire, sélectionnez simplement dans la liste le compte que vous souhaitez modifier.
Configurer le menu Suites
Cliquez sur Suites > Menus > et sélectionnez le bouton bleu Créer. Nommez le menu et associez-le au type d'événement correspondant. Cliquez sur Attribuer pour les articles que vous souhaitez voir affichés dans le menu. Si les prix des items en précommande et le jour même de l’événement sont différents, c.-à-d. tarif à la porte plus élevé le jour de l'événement, il faut l’inscrire dans le menu.
Configuration du calendrier de livraison pour la Suite
Cliquez sur Suites > Calendrier de livraison > Créer. Le calendrier de livraison permet à l'administrateur des suites / titulaire des suites de planifier l’horaire général de livraison des articles individuels. Donnez un nom à la planification et connectez-la au type d'événement respectif. Le nom de la séquence apparaîtra dans le Portail des suites.
Voir les précommandes
Cliquez sur Suites > Précommandes. Ici vous trouverez toutes les précommandes reçues. Sur la page d’accueil ci-dessous, vous pouvez voir instantanément l'événement, la date de l'événement, le numéro de la suite, le compte, l'utilisateur et la méthode de paiement. En haut, vous pouvez filtrer les dates des commandes. Vous pouvez également sélectionner chaque en-tête de colonne et une flèche apparaîtra pour filtrer la ligne par ordre alphabétique ou numérique.
La précommande peut être téléchargée, imprimée et pré-autorisée. Le rapport de commandes d'événement et le rapport de production de cuisine pour chaque suite sont également disponibles pour une commande individuelle.
Rapport pour Suites
Rapport de commandes d'événement / BEO
- Ce rapport est la description détaillée de la commande de la suite pour le jour de l'événement (avant la réception du paiement). Inclut le nom du compte et les informations de contact, le numéro de la suite, le préposé de la suite, la commande détaillée, les instructions spéciales et le total de la commande.
Confirmation de commande
- Ce rapport est automatiquement envoyé au titulaire de la suite après l’envoi d’une commande dans le portail de précommandes.
Suite Facture
- Ce rapport est la description détaillée de la commande de la suite (une fois l’événement terminé) qui précise le montant total que doit verser le titulaire de la suite.
Rapport de non commandes
- Ce rapport répertorie les suites qui n'ont pas encore envoyé de précommandes.
Rapport de commande Suite
- Ce rapport répertorie le total combiné des commandes précommandes et des commandes sur place, avec leur numéro de suite, le nom du compte, le numéro de commande, l'événement et le total de la commande.
- Il y a aussi un encadré détaillé qui indique le nombre total de précommandes, le montant total en dollars et la moyenne générale des précommandes en dollars, ainsi qu'un encadré séparé pour les commandes sur place dans la Suite.
Rapport sur la production de cuisine
- Ce rapport présente la répartition des aliments et des boissons selon le type d'article (c.-à-d. Collations, aliments chauds, aliments froids) et le délai de livraison pour une série de suites (c.-à-d. suites d’un certain étage, quadrant, etc.)
Production de cuisine par suite
- Ce rapport présente la répartition des commandes de produits alimentaires et de boissons par suite pour la distribution.
Rapport sur la distribution d'aliments
- Ce rapport est à des fins de surveillance - il énumère les aliments et les boissons dans une zone désignée pour qu'ils soient vérifiés et que leur livraison soit confirmée.
Rapport sur les étiquettes de la suite
- Ce sont les étiquettes que la cuisine utilisera pour étiqueter chaque article avant qu'il ne soit distribué. Il répertorie le nom et la date de l'événement, le nom de l'article, le numéro de la suite et l'heure de livraison.